ΩΣΤΕ ΝΑ ΛΑΒΕΤΕ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΜΕ ΕΓΓΥΗΜΕΝΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ
Στις μέρες μας πολλοί άνθρωποι λόγω έλλειψης χρόνου είθισται να ελέγχουν τα μηνύματα του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου μέσω κινητού, καθώς αναμένουν το φανάρι να ανάψει πράσινο ή περιμένουν τη σειρά τους στην ουρά, όταν πια έχουν επιβιβαστεί σε μέσο μαζικής μεταφοράς ή ενώ βρίσκονται στο μπάνιο. Κι έτσι, μάλλον δεν έχουν την υπομονή ούτε το χρόνο να διαβάσουν μεγάλα κείμενα, είναι επομένως πολύ σημαντικό το μήνυμά σας να είναι σύντομο και σαφές. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να κατακτήσετε τη δεξιότητα αυτή και να αυξήσετε τις πιθανότητες απάντησης.
Έκταση του μηνύματος
Όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναλογιστείτε πως το άτομο που το διαβάζει δεν έχει άπλετο χρόνο στη διάθεσή του. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε αυτό που θέλετε εν συντομία, ώστε να κάνετε καλή εντύπωση και να λάβετε απάντηση άμεσα. Μελέτη που διεξήχθη από την Boomerang σε 40.000.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατέληξε στο ότι τα μηνύματα κειμένου που εκτείνονται μεταξύ 75-100 λέξεων λαμβάνουν απάντηση πιο γρήγορα σε σχέση με άλλα μεγαλύτερης έκτασης. Αν δεν προτίθεστε να μετρήσετε τις λέξεις, περιορίστε τον αριθμό των προτάσεων. Στην πλειοψηφία των περιστάσεων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποτελούνται από πέντε περίπου προτάσεις θεωρούνται ιδανικής έκτασης.
Μελετήστε αυτό που γράψατε
Προτού στείλετε ένα μήνυμα, εξετάστε τι ακριβώς έχετε γράψει και διορθώστε τυχόν γραμματικά και τυπογραφικά λάθη, ελέγξτε τα στοιχεία που παραθέτετε, παραλείψτε περιττές φράσεις και διαβάστε ξανά το κείμενο για να βεβαιωθείτε πως έχει καταστεί σαφές. Ιδανικά, λάβετε υπόψη τα εξής ερωτήματα όταν συντάσσετε (και τελειοποιείτε) το μήνυμά σας.
- Ποια είναι η ιδιότητά μου;
- Τι επιθυμώ να αποκομίσω;
- Για ποιο λόγο να με εξυπηρετήσει ο αποδέκτης;
- Ποιο είναι το χρονικό περιθώριο;
Θέστε έναν στόχο ανά μήνυμα
Προσπαθήστε να ορίσετε έναν μόνο, σαφώς προσδιορισμένο στόχο ανά μήνυμα. Αυτό αυξάνει την πιθανότητα ανάγνωσης και απάντησης όσο το δυνατόν συντομότερα. Κανείς δεν διαθέτει το χρόνο να διαβάσει εκτενή μηνύματα και συνήθως αυτά μετατίθενται “για αργότερα”, “όταν θα υπάρχει χρόνος”, επομένως πιθανόν να παρέλθουν κάποιες μέρες εάν και μέχρις ότου λάβετε απάντηση. Αν σε ένα και μοναδικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει οπωσδήποτε να εκθέσετε περισσότερους του ενός στόχους (ή αιτήματα), απαριθμήστε τους ώστε το μήνυμά σας να είναι ευθύ και σαφές. Σε κάθε περίπτωση βέβαια, το μήνυμα πρέπει να είναι συνοπτικό και περιεκτικό στο μέτρο του εφικτού.
Ευχαριστίες κατά τον επίλογο
Είναι πάντοτε καλή ιδέα να ευχαριστήσετε το άτομο στο οποίο απευθύνετε το μήνυμά σας, ανεξάρτητα από το είδος της σχέσης που σας συνδέει. Πρόκειται για έναν εξαιρετικό τρόπο να επιδείξετε ευγένεια και σεβασμό, δεσμεύοντας συνάμα τον αποδέκτη να σας απαντήσει ακόμη και αν το κείμενό σας ήταν μακροσκελές. Εκτός αυτού, έχει αποδειχθεί ότι μηνύματα που κλείνουν με λόγια ευγνωμοσύνης τυγχάνουν πιο γρήγορης απόκρισης. Ολοκληρώνοντας το μήνυμά σας με εκφράσεις όπως “σας ευχαριστώ” ή “με εκτίμηση”, αυξάνετε κατά 36% τις πιθανότητες ανταπόκρισης.
